Jumat, 27 April 2012

menangani surat masuk sistem buku agenda

SISTEM BUKU AGENDA
1.        Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.  Surat masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui  :
a.       Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi
b.      Petugas Kantor Pos
c.       Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju
Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut  :
a.       Penerimaan
Tugas penerimaan surat adalah  :
1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b.      Penyortiran
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas  :
1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.
2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.
3)      Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.
4)      Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.
Bentuk lajur-lajur untuk buku-buku penerimaan dapat dilihat pada contoh berikut ini  :
Penerimaan Surat Tercatat/Terdaftar, Rahasia, Pribadi,
Kilat dan Wesel Pos
DiterimaDariUntukJenis Surat
TanggalJamNamaAlamatBagianNama
c.       Pencatatan
Pekerjaan pencatatan, tugasnya  :
1)      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat,

dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang  dianggap penting.
2)      Pemeriksaan lampirannya
3)      Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.
4)      Mengagendakan surat masuk.  Petugasnya disebut Agendaris.
Buku Agenda terdapat 3 (tiga) macam, yaitu  :
1)      Buku Agenda Tunggal
No. UrutTanggal TerimaM/
K
SuratDari/KepadaIsi RingkasKet.
NomorTanggal
2)      Buku Agenda Kembar
Surat Masuk
No. UrutTgl. TerimaSuratPengirimPerihalDiteruskan KepadaKode Arsip
TglNomor
Surat Keluar
No.
Urut
SuratDikirim KepadaPerihalKeterangan LampiranKode Arsip
Tgl.Nomor
3)   Buku Agenda Berpasangan
Format buku agenda berpasangan dibuat dengan cara menggabungkan format agenda surat masuk (sebelah kiri) dan format agenda surat keluar (sebelah kanan)
d.      Pengarahan dan Penerusan
Kegiatan-kegiatannya  :
1)      Surat masuk dilampiri lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
2)      Surat masuk berikut  lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.
3)      Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan  kembali kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
e.       Pendistribusian Surat
Kegiatan-kegiatannya  :
1)      Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.
2)      Surat didistribusikan melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah (Alamat Disposisi)
3)      Penerima surat membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai bukti surat telah diterima
4)      Surat diproses oleh unit pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan
f.       Penyimpanan Surat
Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.
Contoh :
Buku Ekspedisi Intern  :
No. UrutTgl. SuratNomor SuratDikirim KepadaParaf&
Tgl. Terima
Lembar Disposisi
Indeks  :Rahasia :
Penting :
Biasa    :
Kode  :                                              Tanggal Penyelesaian  :
Tgl./No.              :  …………………………………..
Asal                    :  …………………………………..
Isi Ringkas          :  …………………………………..
…………………………………..
Instruksi/InformasiDiteruskan Kepada  :
1.          ……………………..
2.          ……………………..
3.          ……………………..
Sesudah dipergunakan harap segera kembali  :
Kepada   :  …………………………………………………
Tanggal  :  …………………………………………………
Penerimaan
Arus Penanganan Surat Masuk  :
2.        Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat Keluar adalah   :
  1. Surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain, atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang sesuai yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.
  2. Surat-surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang bersifat penting.
  3. Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai hubungan dengan pihak lain di luar organisasi atau perusahaan.
Semua jenis surat keluar di atas, pada umumnya menempuh prosedur sebagai berikut   :
a.         Pembuatan konsep
b.         Pengetikan
c.         Penandatanganan
d.        Pencatatan
e.         Pengiriman
f.          Penyimpanan
Keterangan :
  1. Pembuatan Konsep disebut juga draft.  Konsep surat sebaiknya dibuat secara lengkap disesuaikan dengan bentuk yang dikehendaki oleh suatu organisasi kantor.   Pengonsep surat dapat
menentukan bentuk surat misalnya saja dalam bentuk block, semi block, indented, hanging paragraph, official serta bentuk surat lainnya, sehingga mempermudah petugas pengetikan dalam mengetik surat tersebut.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan konsep adalah sebagai berikut   :
1)      Instruksi/perintah pembuatan surat dari pimpinan dapat berupa  :
a)      Disposisi Rep. (Reproduksi)
b)      Pendiktean
2)      Setelah instruksi diterima, konsep surat dibuat dengan menggunakan blangko lembar konsep yang umumnya berbentuk folio ganda.
3)      Konsep surat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut  :
a)      Bersifat formal (dinas)
b)      Objektif
c)      Ringkas dan jelas maksudnya
d)     Sopan dan ramah bahasanya
e)      Seragam dalam bentuknya
f)       Rapih dalam pengetikannya
4)      Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan persetujuan dari pimpinan.  Sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang
berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.
5)      Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregristasikan (dicatat) untuk mendapatkan nomor surat dari Verbalis (petugas yang menangani buku agenda surat keluar)
Contoh Lembar Konsep  :

Dikerjakan oleh  :……………..
Diperiksa oleh    :……………..
Diteruskan oleh  :……………..
Unit Pengolah    :……………..
Penerimaan Konsep surat tgl…
Verbal  No.        :…………………
Diketik oleh       :………………….
Ditaklik oleh      : ………………..
Penerimaan surat keluar tgl. : …..
Dikirim oleh      : ………………..
Diajukan lagi tgl.  : ……………..
Pokok Surat : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Nomor surat    : ………………..
Lampiran        :…………………
Keterangan     : …………………
Peringatan      : …………………
Disetujui oleh :………………….
Tanggal  : ……………………

Setelah selesai konsep dikembalikan kepada : ………………………….
Catatan  :
Ø  Lembar konsep berukuran folio ganda (double folio)
Ø  Lembaran kedua digunakan untuk penulisan konsep surat
  1. Pengetikan
1)      Tugas juru tik setelah menerima konsep surat, ia akan mengetik konsep tersebut rangkap dua (yang asli untuk dikirim dan tembusannya untuk diarsipkan)
2)      Setelah selesai juru tik harus membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep
3)      Hasil ketikan surat diserahkan kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha, untuk diteliti  :
a)      Bentuk surat
b)      Isi Surat
c)      Kesalahan dan kebersihan pengetikan, dll.
4)      Apabila hasil pengetikan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang
5)      Tetapi apabila hasil pengetikan sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka Sekretaris atau kepala Tata Usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian  (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan
  1. Penandatanganan
Surat kemudian  disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang menandatangani surat.
  1. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai berikut  :
1)      Surat yang telah ditandatangani kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat.
2)      Surat tersebut terlebih dahulu dicatat dalam buku verbal (buku agenda surat keluar)  oleh petugas yang disebut verbalis
3)      Setelah itu surat asli dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat dan siap dikirimkan.
4)      Dengan mempergunakan Buku Ekspedisi Intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (Ekspedisi)
  1. Pengiriman
Urusan Ekspedisi melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut  :
1)      Mencatat surat-surat yang telah siap akan dikirimkan dengan cermat dalam Buku Ekspedisi
2)      Untuk surat-surat keluar yang akan disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.  Sedangkan surat-surat keluar yang akan dikirim keluar kantor dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern
3)      Pelaksanaan penyampaian dan pengiriman surat-surat keluar dilakukan oleh kurir/petugas ekspedisi
4)      Kurir mengantar surat ke Kantor Pos dan dapat sekaligus mengambil surat-surat yang ada pada Kotak Pos
5)      Pengiriman surat-surat melalui pos harus memakai Buku Pos Tercatat
  1. Penyimpanan
Tembusan surat diserahkan kepada arsiparis untuk dicatat pada Buku Arsip (Klapper) dan disimpan menurut Sistem yang digunakan di kantor tersebut.
Contoh Buku Ekspedisi Ekstern  :
NOMOR EKSPEDISITANGGAL SURATNOMOR SURATDIKIRIM KEPADATANGGAL KIRIM

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar